Jaroslav Hašeki “Vahva sõduri Švejki” loost on mulle meelde jäänud planetoloogiline tõsiasi, et meie maakera sees on teine maakera, mis on esimesest suurem.

Täpselt sama fenomen esineb kõigis organisatsioonides, st. ühe organisatsiooni sees on teine organisatsioon, mis on esimesest suurem.

Jutt käib formaalsest ja mitteformaalsest organisatsioonist. Küllap olete isegi kogenud seda, et “ametlike” strateegiate, poliitikate, struktuuride ja käsuliinide varjus pulbitseb rikas “tegelik” elu. Juht, kes loodab hakkama saada vaid formaalse struktuuri vahenditega avastab kiiresti, et asjad ei liigu just nii, nagu tema tahaks. Või vähemalt ei toimu see liikumine soovitud tempos. Formaalse organisatsiooni mehhanismid on:

• strateegia – plaanide, prioriteetide ja eesmärkide kogum, mis suunab ressursside ja võimete kasutamist
• struktuur – käsu- ja kommunikatsiooniliinid, mis näitavad, kes kellele aru annab ja kus tehakse otsuseid
• protseduurid – reeglid, mis määravad selle, kuidas igapäevaseid tööprotsesse teostatakse
• programmid ja projektid – plaanid spetsiifiliste eesmärkide saavutamiseks
• mõõdikud – statistika ja näitajad, mille abil saab jälgida ja hinnata tulemusi.

Kõik see on tavapärane, vajalik ja mõistlik. Kuid mitte (enam) piisav. Sest eksisteerib ka mitteformaalne – suurem! – organisatsioon, mis on mõnevõrra raskemini defineeritav. Selles maailmas toimivad tegelikud väärtused, sotsiaalsed võrgustikud, alagrupid, kultuur ja emotsioonid.

Mitteformaalse mõõtme kasutamisest ja juhtimisest räägib Jon Katzenbachi ja Zia Khani verivärske raamat “Leading Outside the Lines: How to Mobilize the Informal Organization, Energize Your Team, and Get Better Results”.

Formaalne ja mitteformaalne organisatsioon ei ole vastandid. Need on erinevad maailmad, mis eksisteerivad samaaegselt ja on teineteisest sõltuvad. Paralleeluniversumid, kui kasutada ulmeterminoloogiat. Nendes toimimiseks on vaja erinevaid vahendeid, tegevusi ja oskusi. Tänapäevane juht peaks tundma ennast koduselt mõlemas maailmas ja vajadusel sujuvalt ühest teise üle minema.

Katzenbach esitab järgmise võrdluse, ehk on see abiks tegevusviiside valikul: